Именно этот принцип положен в основу матрицы Эйзенхауэра. Этот способ помогает не «тонуть в делах» и вовремя выполнять все задачи. Он полезен в тех случаях, когда мы испытываем панику из-за большого количества дел и не знаем, за что хвататься. Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик. Как воспользоваться его советами, мы решаем сами исходя из своих потребностей.
Он предлагает четкую перспективу и уникальные преимущества, особенно в определении приоритетов задач и принятии решений. В то время как другие инструменты направлены на более эффективное управление временем, матрица Эйзенхауэра гарантирует, что это время будет потрачено на наиболее значимые задачи. Это мощный инструмент, который при использовании в сочетании с другими методами может привести к впечатляющему повышению производительности.
С помощью средств автоматизации или интеграции в офисном приложении Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно для бизнеса с точки зрения времени. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут привести к падению результативности. Таким образом будет обеспечена более продуктивная работа вашей команды в будущем. Поскольку предприятия признают ценность эффективного управления временем, мы, вероятно, увидим более широкое внедрение матрицы Эйзенхауэра на организационном уровне. Его можно более глубоко интегрировать в инструменты и методы управления проектами, помогая командам расставлять приоритеты в своих коллективных задачах и концентрироваться на стратегических целях.
Для многих именно этот пункт едва ли не самый сложный. Всячески поощряется трудолюбие, контроль и самостоятельность, которые, бесспорно, являются прекрасными качествами, но в умеренном количестве. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей.
Разнообразие техник позволяет подобрать именно тот метод тайм-менеджмента, который подходит конкретному человеку под его запросы и потребности. Плюс некоторые из них мы рассматривали подробно, например, Метод Помодоро, и сейчас собираемся сделать то же самое — но уже с другим популярным инструментом, который называется «Матрица Эйзенхауэра». Хотя дела из Блока B и не являются срочными, их нельзя игнорировать, ведь они перейдут в Блок A. По сути, правильным подходом является декомпозиция таких задач с переводом их в Блок A.
Как Определить Срочность Задачи
Эти задачи не помогают приблизиться к основной цели, мешают сосредоточиться на главном и при этом забирают много энергии. Очень легко перепутать дела из квадрата А с пунктами из квадрата С. Поэтому внимательно пересмотрите их и корректно оцените важность. Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации.
Эта интеграция помогает гарантировать, что ваша расстановка приоритетов с помощью матрицы будет отражена на всех ваших платформах управления задачами. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, матрица Эйзенхауэра что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции.
Порой интуиция подводит, и в квадрат «важно и срочно» попадает чужак. Например, навязчивая мысль выбрать новый пуховик в онлайн-магазине, потому что в старом ходить уже невозможно. Здесь может сыграть эмоциональный фактор, усиленный стрессом, потребностью в прокрастинации и другими проблемами, с которым следует работать комплексно, подключая техники расслабления и даже психолога. Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить. Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе.
Отвезти родственника в больницу, подготовить отчёт для экстренного совещания — к этой ячейке относятся внезапные дела, откладывать которые нельзя, и задачи, которые возникли из-за кризисов или форс-мажоров. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи. «Важные и Срочные» дела можно делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока. Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Это просмотр фильмов, видео на Youtube, прослушивание музыки, соцсети, разговоры по телефону и остальные развлечения. Работа мозга здесь не особо задействована, а значит дела из квадрата D стоит перенести на конец дня. Начнем с того, что матрица Эйзенхауэра — это одна из самых популярных техник тайм-менеджмента. Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США и генерал американской армии. Не факт, что глава Штатов подразумевал в своей системе теорию тайм-менеджмента, но его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» говорит о многом.
Подход Эйзенхауэра к принятию решений и управлению временем вскоре привлек внимание экспертов по продуктивности и психологов. Они формализовали его принцип в инструменте, который мы теперь знаем как матрицу Эйзенхауэра — сетку 2×2, которая классифицирует задачи в зависимости от их срочности и важности. Эта простая, но эффективная матрица с тех пор была принята на вооружение миллионами людей по всему миру, помогая им овладеть искусством тайм-менеджмента и значительно повысить свою продуктивность. Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе. Чтобы заполнить матрицу Эйзенхауэра, нужно правильно определить важность и срочность каждой задачи.
Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций. Чтобы принимать более рациональные и осознанные решения касательно последовательности этапов, нужно понимать разницу между важными и срочными задачами. Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям. Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать.
Есть Ли Известные Истории Успеха С Использованием Матрицы Эйзенхауэра?
Успех Кови во многих областях, от его влиятельных книг до успешной карьеры оратора и консультанта, говорит об эффективном использовании им этого инструмента. Более того, цифровые инструменты часто предоставляют дополнительные функции, расширяющие функциональность матрицы. Вы можете устанавливать напоминания о задачах, прикреплять файлы или заметки или даже делиться своей матрицей с членами команды для совместной работы над задачами. Функции аналитики также могут дать представление о ваших шаблонах управления задачами, помогая вам определить области для улучшения. Люди, которые используют матрицу Эйзенхауэра как инструмент тайм-менеджмента, могут попасть в распространённую ловушку, путая объективную важность задачи со своим субъективным ощущением.
- Утром вам будет сложнее вспомнить, что было сделано, а что нет.
- Не то чтобы мы вовсе не должны играть в игры на смартфоне и скроллить ленту любимой соцсети — но определённо делать это лишь тогда, когда это не принесёт вреда другим нашим делам.
- У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.
- Матрица Эйзенхауэра, хотя и проста на первый взгляд, может быть подвержена недопониманию и неправильному применению.
Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на 3 дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A. В «идеальном мире» мы сначала решаем задачи из квадрата B, в оставшееся время делаем задачи из квадрата A.
Критерии Важности С Точки Зрения Тайм-менеджмента
Каждый квадрат по-особому влияет на жизнь человека и требует своего подхода. Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Наступление цифровой эпохи не уменьшило полезности матрицы Эйзенхауэра; вместо этого он открыл новые возможности для своего применения.
Для ячейки D наступает время только тогда, когда вы полностью свободны и не имеете никаких более важных дел, что в нашей жизни случается не так уж часто. Не то чтобы мы вовсе не должны играть в игры на смартфоне и скроллить ленту любимой соцсети — но определённо делать это лишь тогда, когда это не принесёт вреда другим нашим делам. Итак, мы визуализировали наши задачи и теперь можем подробнее разобрать, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов.
Хотя Гейтс не упомянул матрицу явно, его известные практики делегирования задач, сосредоточения внимания на стратегическом мышлении и устранения ненужных отвлекающих факторов напоминают основную философию этого инструмента. Его огромные достижения в области технологий, филантропии и глобального здравоохранения красноречиво говорят о его подходе к продуктивности. Учитывая колоссальную ответственность, которую несла каждая из этих ролей, Эйзенхауэру было не привыкать к принятию решений под огромным давлением. Ему нужен был способ проанализировать огромное количество задач и решений, определив, что требует его немедленного внимания, а что можно делегировать или отложить.
Облачная версия стоит 333 рубля в месяц за человека, коробочная версия — 579 рублей за человека при плате за год. Задачи из Квадрата C легко спутать с Квадратом A, из-за нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает иллюзию продуктивной занятости, отвлекающую нас от действительно важных вещей, и не улучшает нашу жизнь. Старайтесь в квадрате «Важных и Срочных» оставлять, как можно меньше дел, по возможности, должен быть пустым, но задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации\события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда.
Матрицу Эйзенхауэра можно реализовать с помощью самых разных инструментов тайм-менеджмента. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд. Если чувствуем, что нагрузка увеличилась, снова составляем матрицу и анализируем текущие задачи. Исследуйте динамичный мир управления цепочками поставок, раскрывая 10 историй успеха и стратегий ведущих компаний. Да, несколько цифровых инструментов и приложений используют матрицу Эйзенхауэра, включая Trello, Eisenhower.me и Todoist.
В идеале техники тайм-менеджмента направлены в первую очередь на то, чтобы избегать появления подобных ситуаций, но в жизни бывает всякое, тем более в творческих профессиях. Скажем, заказчик перед сдачей проекта вдруг велел поменять синее на зелёное, потому что синее появилось у конкурентов. За всё, что относится к категории «важно и срочно», мы берёмся безотлагательно или же немедленно кому-то поручаем, если это допустимо.
Дела из квадрата В следует делать регулярно и в четко отведенное для этого время. Если откладывать задачи до бесконечности, то они рискуют перекочевать в квадрат А. Иногда этот квадрат еще называют «авральный квадрат», или «квадрат кризисов». В нем находятся задачи, которые были отнесены к срочным (имеющим быстро наступающие негативные последствия) и к важным (соотносящимся с нашими целями и ценностями).